如何开好网络会议（附六个会议模板）
时间：2023-06-08 00:36:02 | 来源：网站运营
时间：2023-06-08 00:36:02 来源：网站运营
如何开好网络会议（附六个会议模板）：
我是教职场应用写作的李科浪老师，这是我在本站专栏写的第2篇文章
疫情当前，见面无期，生活还得继续，工作不可能无限期延后，部分行业已经复工或开始为复工做准备，在此背景下，网络会议成为服务工作一个不得不的选择。
网络会议相比传统会议相比有一些新的特点，例如：网络会议的信息漏点比较多，信息多多少少有延迟、信息传送不够即时等等，开过网络会议的人都多多少少经历过“状况不断”。开好网络会议，需要特别的技术，我的建议如下：
一、会前准备
1.确定会议渠道。网络会议系统有很多，免费、付费的专用网络会议系统一大把，微信、QQ等一般的即时通讯软件都能实现网络会议功能，虽然大同小异，但作为会议组织者和参与者，会前一定要了解、试用、熟悉，例如系统的容量、稳定性好不好、是否支持文件传输、是否支持视频、是否支持录音录像、是否带有文字转译功能等等。要结合开会人数、议题、时长等因素确定一个适合的会议系统。
2.确定会议的时间。会议时间有两个，一个是正式开会时间，一个是提前20分钟调试设备时间。开会人如果太多调试设备时间就再提前一些。
3.确定会议的主题、目的、议题、程序。这个跟一帮会议一样，所不同的事，网络会议的议程最好设计得紧凑一些，明确一些（例如发言的时长，要求提供发言稿等等）。
4.确定会议主持人、参会人。如果参会人多的话建议将参会人分为两类，一类是参会人，这些人是要发言的；另一类是列席人，这些人只听不发言。有的会议系统还有这样的分类设置。
5.形成《会议议程》。以上确定了之后形成一个文件——《会议议程》，请领导、上司、与会人员审阅。这个跟传统会议差不多，不过会议组织者可能要多做些解释，为什么会议议程要比较琐碎。
会前准备时应注意：会议人数越多、议题越多、会程越长，出现的问题状况就越多。所以开网络会议建议人数越少越好。做好以上5点，网络会议就能开起来，但要开好，做这些准备还不够，要开好网络会议还须继续做好如下六个方面的工作：
- ① 与每位发言人沟通，了解大概发言的内容，发言时长，确保发言与主题相关，要求发言人准备文字稿（提纲）。
- ② 安排会议记录。会议记录包括录音、录像、录屏、文字记录等等，如果会议系统自带，那一定要调试！调试！会议记录非常重要！建议安排专人负责，有些重要的会议甚至要安排专业的速记员。一般的会议最好也做好录音，以防万一。现在有些音频转录软件识别率已经非常高了，例如讯飞，亲测可靠。
- ③ 提前下发会议资料。包括会议议程、会议纪律（礼仪）、参会注意事项、与议题相关的资料等等。
- ④ 文字+电话沟通。如果是重要会议，提前1周安排并通知，会议前一天再与参会人员电话确认相关事项，发送相关材料。给每一位参会人打电话确保参会者知悉上述参会信息。
- ⑤ 有条件的话要求参会人员使用专用会议设备开会，至少保证开会那个时间段通讯设备是专用的。例如工作用的电脑、手机。提醒会议期间保障信号畅通，例如有没有4G、信号怎么样？再例如家里WiFi质量千差万别，提醒参会人尽量在会议期间开启飞行模式，然后再打开WiFi或4G。适当提醒参会人员服饰和妆容。
- ⑥ 准备一段轻音乐。
6.发会议通知。会议通知除了传统会议通知所必须的信息，还包括参会渠道应注意的事项，调试设备的信息、会议纪律（礼仪）等等。会议通知要确保每个人收到！没有回复的要追个电话过去。
二、开会
1.提前20分钟调试设备。放音乐，每进来一个人聊两句，看看视频清晰不清晰，聊两句问问音频清楚不清楚，必要时提醒对方衣着，协助调试设备。如果开会人多，此时就需要多个工作人员协同。打开、共享会议资料，以免开会时手忙脚乱。人进得差不多了再请老大进来。
2.正式开会，主持人介绍会议主题、议程、强调会议纪律，宣布会议开始。按照会议议程依次发言，工作人员监控会议进程，做好会议记录。
3.选好主持人。会议主持人非常重要，主要作用有四：宣布会议开始/结束，控制会议进程，指名发言人，总结会议成果。主持人宣布会议开始，会议正式开始。主持人宣布讨论哪个议题，会议开始那个议题的程序。主持人指名谁发言谁才可以发言，否则，其他人员保持静音。所有议题进行完毕，主持人宣布会议结果：就哪些问题达成了一致，哪些问题暂时没有结果，分歧在哪里，下一步工作是什么，分别由谁来负责，完成工作的时间节点是什么，完成的标准是什么，工作进展向谁报告，下一次会议的条件和时间等等。最后主持人宣布会议结束参会人才可以离会。
4.按照会议议程和发言顺序发言，每一位发言人限定发言时间，到时间主持人打断发言，否则网络会议会开很长。发言要围绕主题，离题万里主持人要打断。会议议题多的话一个议题不能无限拖延，扯不清楚就放下，进入下一个议题。
5.做好会议总结。包括达成的和未达成的意见，安排会后工作，谁负责，工作的时间节点是什么，向谁报告等等。提出下次会议时间。宣布会议结束。
- 尽量使用电脑，无他，稳定！开会期间，开会的设备尽量保持不受干扰，既是效率，也是礼仪。
- 尽量避免用手机开会，手机干扰太多，短信、电话，不期而至。如果不能避免，尽量控制干扰源。手机开启飞行模式后打开WiFi或4G是个好办法。
- 会议期间如果发生影响会议进程的突发情况，导致会议中断，就循环播放实现准备好的音乐（音乐就一直循环放着，开会时音乐音量调到最小，有需要时调大音量）。只要参会人员能听到音乐，指令就是畅通的，会议就能很快恢复。如果音乐都听不见，那一次网络会议很可能就崩溃了。
- 音频比视频可靠。大多数时候开网络视频会议时不需要看着对方，只需要听见就行。可以试试会议稳定下来后关闭视频，只保留音频。
- 网络会议最怕冷场。会议的组织者要组织策划好会议，设计好会议程序；主持人要熟悉会议设备的操作，经验丰富，镇得住场；每一位发言者准备一个发言稿或发言提纲，按照提纲发言，节省大家时间，避免冷场。如果一次网络会议从前到后都被各种各样有序的声音铺满，那至少是一次合格的会议。
三、会后
1.整理会议记录。一般按照会议进程（议程）记录。每一个议程谁发言，观点是什么？理由是什么？方案是什么？建议或意见是什么？尽量事无巨细原原本本全部记录下来。做会议记录的时候。主持人的话、大领导的话一要认真记录，不但要记录领导说了什么，而且要领会他说话的意图，甚至要将他未尽之意也要领会并做标记。
2.形成会议纪要。纪要是记述要点的文字，是一种正式的公务文书。一般由标题、正文、落款三部分组成，纪要呈现的是会议议题的结果——会议的精神、达成的意见、没有达成的意见、对下一步工作的安排等等。纪要写成后要由参会人员签字确认方能生效。
- 会议记录和会议纪要是不一样的。会议记录是原原本本记录会议的过程和内容，是非正式文件。会议纪要要将会议的精神和议定事项以书面的形式、正式的文件确定下来，是正式文件。
3.请领导及其他参会人员审阅会议纪要。大家都签字认可后，将会议纪要分发存档。以后万一有扯皮推诿的事情，责任划分、利益划分的事情，按照会议纪要执行。
以上，就是一次网络会议的全程。
（完）
附：开好网络会议会议模板（关注微信公众号“文章修改”免费获取）
1.网络会议议程模板
2.网络会议通知模板
3.网络会议纪律（礼仪）模板
4.会议记录模板
5.会议纪要模板
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