资深项目经理如何控制项目预算？

时间：2023-01-19 00:56:01 | 来源：电子商务

时间：2023-01-19 00:56:01 来源：电子商务

作为资深项目经理,你很清楚项目不是静态的。相反,项目会不断变化,在任何时间都有可能改变状态。项目随着时间的推移不断发展,项目预算也会增长,控制项目预算 对于项目成功至关重要。

项目该怎样控制开支?以下有4个帮助你管理项目预算的小窍门:

1、不断预测

频繁的预算监督能够防止项目过于失控,而没有频繁预测的项目很可能会以灾难性后果收场。

对任何项目来说,更新和管理本质上不太稳定的预算很有必要。作为项目经理,你应该在团队会议上讨论预算管理,并与团队成员讨论即将出现的支出。这能让你对项目的发展方向有个比较清醒的认识。

持续预测能让你的团队预见项目进展,确保项目预算与预计完成日期相匹配。

2、预测范围变化

任何经营一段时间的企业都体验过规模蔓延的可怕。而且大家的情况往往都类似:与新客户合作的项目进展顺利,但随着时间的推移,项目变得越来越大,而你的价格却保持不变。

通常,这会产生两种结果:

——客户认为你们团队付出的额外工作包含在最初的工作范围内;

——客户根本不知道他们要求的比最初商定的要多。

因此,时刻关注范围变化至关重要,要意识到范围变化可能会在你的团队中发生。建议项目经理为可能突然出现的额外工作创建变更订单。变更订单授权额外资金,包含额外工作的费用。

3、预测资源使用情况

正如预算需要不断预测一样,你对项目资源管理也应该如此。毕竟,资源是项目的必需品——它们确实对项目总成本有所贡献。

项目经理应在规定的时间内不断审核项目工作人员的人数,并且每周对资源使用情况进行预测。这将会确保你能充分利用现有资源,确保员工能尽可能高效地工作。

4、与项目成员保持沟通 项目好坏取决于团队的好坏,缺乏沟通的团队肯定会超出预算。

让项目团队了解项目预算预测,有助于鼓励问责制和生产力。一个知情的团队才是拥有其项目所有权授权团队。

通过让团队了解预算状况,他们将更有可能看到他们的项目费用,更不可能在你的项目中收取额外的“灰色地带”工时——即他们知道他们为此付出了工时,却不清楚他们在为什么工作。如果员工关心项目结果,他们就会出色地完成工作。

在项目预算管理中,预算与项目各个环节紧紧相扣。为保证预算各环节的连续性,优秀的项目经理通常选择好用的项目管理系统提供协助。

8MSaaS PM项目管理系统支持项目费用管理的全过程,包括费用的规划、预算的制定和估算、费用差异的监控和控制,以提高项目在预算内成功完成的可能性。

或许有人会问:为什么不选择财务系统专门管项目预算?原因是一般的财务系统只协助财务人员在结算期的结账,而8MSaaS PM则专注于为业务人员提供在议价及交易期间所需的实时财务数字;前者基于各种税项的冗长总结,而后者的数据及时且一目了然。

此外,系统提供多层次的预算、实际收入和费用的实时跟踪功能,让财务信息在机构、合同及项目间保持一致,不出现偏差。

系统实时同步项目进展,支持资源分配及有效跟踪其实际使用率,使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。所有项目干系人都在同一平台上协作,实现信息共享,减少误解,促进项目效率的提升。

8MSaaS PM预算管理通过对业务、资金、信息、人才的整合,明确适当的分权、授权、战略驱动、业绩评价等等,从而实现企业的资源整合,并真实反映出企业的实际需要,进而为企业的经营决策提供支持。

总的来说,做好项目预算管理可优化企业的资源配置,全方位地调动企业各个层面员工的积极性,是促使企业效益最大化的坚实的基础。还想了解更多控制项目预算的操作,来申请8MSaaS PM项目管理系统免费试用吧:http://www.8msaas.cn/