外贸如何回复询盘？

时间：2023-04-04 19:26:01 | 来源：电子商务

时间：2023-04-04 19:26:01 来源：电子商务

一、询盘有哪些类型：

大概可以分为以下几类：

1、背景信息模糊，询价信息也模糊，例如：

I'm interested in carry bags. Please send me prices. (个人邮箱，询价内容指明了产品类别，却没有提及材质、尺寸，数量，落款也只是名字，无任何公司信息)

或Hi please, quote us the best price for 500pcs. （带图询价，知道大概的询价范围，但是进一步的要求不明确，公司信息也不清楚）

甚至在社交媒体平台上如ins, 领英发布产品图片的时候，会直接在评论询问prices? 或者how much?

2、索要目录册、价目表，以及还没真正报价就开始问到付款方式的，例如：

I want to buy 300ml plastic jars. Kindly send me catalog with price list if possible.

或者Can you please send me the price for embroidered keychain? Also inform me about the delivery time and payment method accepted by you.

3、企业邮箱，落款信息丰富，有明确的职称，询价内容简练但明确，例如：

I am looking for blank acrylic rectangle photo insert keyrings 2''x 3'' or close in size.

-Please quote: 1) 1000 pieces, 2) 5000 pieces

-Shipping (most economical) to Canada (A1B, 2C4)

就像举例这个询盘，内容表明产品规格，材质，种类，数量，告知清晰的邮编信息，且货运方式也有明确的要求（倾向价格而非时效）

4、企业邮箱，落款信息有详细的联系方式，询价内容丰富，例如：

Hello ma'am, we are a France marketing company and upon our client's request we are interested in some rubber bar mats, please see more info below:

Quantity: 30,000pcs

Size: 60x10cm

Printing: CMYK print similar to the attached artwork （随附了设计图稿）

Can you please send your offer including delivery cost to Paris? Ideally they should have delivered within 5-6 weeks.

Looking forward to your reply.

买家身份真实，客户性质清晰，询价内容也明确了产品材质，尺寸和设计样式，还明确了对报价和货期的要求，也能通过落款找到其他联系方式，如领英，Ins, Facebook或者WhatsApp.

通常大家肯定是最喜欢第3，第4种类型的询盘，觉得这种询盘最优质，最厌倦第2种询盘。

毕竟询盘信息越丰富详细，越简化我们的工作流程，省去很多沟通上的细节，可以直接报价。但通常这类询盘，买家已经熟稔市场，公司采购流程很规范，才能精细地提出要求。

这类询盘通常会像撒网式在各种B2B平台，外贸公司中群发；而相对而言，第1种询盘，虽然内容含糊，但就像是尚未被开发的小众景点，如果能挖掘出一二，往往反而有更大的惊喜。

二、发询盘时，客户的意图有哪几种？

1、相对应询盘的种类，每一封询盘背后，客户的意图不尽相同。根据个人经验，归纳起来大致有以下这些：

• 拿到合适报价，锁定合适供应商后会马上下单
• 当前不会下单，但是接下来有采购计划，处于收集信息阶段
• 供应链出现问题，寻找替代的供应商
• 当前供应链没有问题，但是需要询价探底是否拿到优势价格
• 当前供应链没有问题，需要物色突发情况下可替代的供应商
• 目前并没有做相关产品，但是接下来打算做，处于市场调查阶段
• 目前是当地采购，价格太高或者产品质量等需求升级，开始考虑进口
• 开新生产线或者建立新厂，需要新一轮的采购
• 顺应市场需求，有新产品采购需求
• 贸易公司或中间商，收到上游客户的采购需求，群发询盘比价
• 只是获取下信息，但无下单意图

综上，便会理解为何有时收到询盘，即便马上处理报价，即便也做好后续跟进，但是客户跟人间蒸发，发出去的方案、报价都是石沉大海般，渺无音讯。

因为有些询盘本身只是为了探底或者获取信息，尤其是群发询盘，往往即便再差异化报价，再阶段式跟进，就是没有结果。此类询盘，平常心即可。

三、不同询盘回复的思路和注意事项

1、针对什么信息都相对很模糊的询盘，举个实例：

Hello!

I'm emailing to see if you have any coasters that look like the attached. We are looking to have them personalized.

Please let me know.

Daniel

收到一封询盘，应先观察几处地方：

• 邮箱（是个人邮箱还是公司邮箱）
• 邮件标题（求购品名是否清晰）
• 邮件签名（落款是否有公司信息，联系方式或社媒信息）
• 邮件内容有无值得推敲的关键词或要求

这个实例中，邮箱是企业邮箱，落款有公司名和客户姓名，附件是网图，求购与网图类似的软胶杯垫。

材质清楚，规格不明，数量不清楚，对方公司待查一二，对待这类询盘，应在大概查询其公司资料后及时回应，了解更多的信息。

谷歌输入公司名，查到是美国新泽西州的一家装潢公司。产品和软胶杯垫无任何挂钩，那他们采购定制类杯垫的意图很可能是公司有促销活动或者展销会，杯垫作为促销赠品或者纪念礼品。

以上便可以快速总结出询盘和初步回复时的要点：

• 客户应该是终端客户
• 回复邮件时需要了解数量和规格
• 需要对方的派送地址，以此顺便在报价时把运费一起报过去
• 另外可以多关注下时间点，一般为活动而定制的礼品，会有格外的货期要求

所以我回复：

Hi Daniel,

Thanks for your inquiry. 万年不变的开首语：感谢询价。

We can supply the rubber coaster as per your type with custom print.

Kindly advise following questions so we can work on the costing: 针对他的询盘品名和附图，表明我们可以供应定制类的杯垫，类型可以同你发的款式一样。请回复以下问题，这样我们才能核算价格：

1) Your required coaster diameter – 4 inch (10cm) or 3-3/4 inch (9.5cm) or else?

问题1，问规格，你要的杯垫是10cm还是9.5cm. 这里我同时还注明了英寸，因为是美国客户，他们基本不用公制单位。

同理，当英美客户问oz. 而我们通用ml, 可以按照他们的单位来报价，简化他们的核算。

2) Your order quantity. Usually MOQ is 1000 pcs.

问题2，问数量，并表明通常起订量是多少。

3) Your delivery address, so we can check about the freight for you.

问题3，问派送地址，根据客户数量，再提供出运方式选择。

Waiting for your feedback soon.

Best Regards,

Sophie

客户后面的邮件，依照问题对应作出回复：




并且在第二封邮件询问对货期是否有要求时，他也透露了更多的信息，这些信息也验证了最初我的询盘的判断：产品作为促销礼品，需要在即将开展的展销会上作为礼品赠送给参展客户的，时间上很紧张。

{客户回复越快越好。因为疫情，我们本以为今年展会是不可能开始了。但是这周五我们发现我们今年能参加虚拟展会。这消息太棒了，但是我们需要快速订购促销礼品，到时赠予我们的客户和参观者}


2、如果客户索要目录册或者价目表，例如下面这种情况：

客户要求 Please I need all prices of your products. 请发给我你们所有产品的报价。

如果一个工厂产品相对单一，只有十来种，那么价目表发过去也无关痛痒。但是像产品种类繁多，形状不一，比如电子产品，礼品等等，更新换代速度快，型号款式成千上百，系统全面的价目表确实是不太现实的。

并且在不了解客户根底，冒然把全部产品价格做成报价单发过去，反而降低自己的竞争力，使得整理工作毫无意义。

外贸沟通中，当陷入被动状态时首先要化被动为主动，如果一个陌生客户想要从你这边拿到什么资料，是不是他也应该相应提供到一些信息呢？比如以下模板：

Hi XXX,

Glad to hear that you get interested in our products. （客套话）

Please see below details and advise accordingly:

1) May I know your end user market? 能否告知你的终端市场。

（有些客户他邮件ip是巴基斯坦地址的，但是他的销售市场在英国；有的客户邮件ip是美国的，但是他的产品是在非洲销售的。不同市场，产品质量或许各不同，价位也不一。所以这点很重要）

2) 采用选择题形式，和客户确认采购的更多细节。我打两个比方：

①问购买的用途。比方绣花机，有单头，双头。有针对成衣也有针对衣帽，皮包，毛巾等。

我会这么问 We offer both single and double heads of embroidery machine. Could you please advise which products you want to do the embroidery on? 探清楚客户购买绣花机是用来绣什么产品的？
So we can quote you a few hot selling and suitable models for your options. 因此我们可以提供给你一些畅销的和适合的机型供你选择。

②问客户预算或者大概定量。比如手机壳.

Since models are various. Can you please advise your budget and approx. order quantity? 因为手机壳种类各式各样，太多种类了。能否告知你的预算和大概的定量。
或者询问preferred materials, styles等。

So we will recommend you some trendy designs as per your requirements. 因此我们可以根据你的要求推荐一些比较流行的款式。

以此初步邮件，试探客户的回应。

在收到此类邮件的时候，如落款详实，还应该同时对客户的背景进行简单分析：

• 比如他是终端客户，代理商还是零售商；
• 比如他所在的市场目前公司有没有相关代理在那边，或是已经有其他做开的客户；
• 比如可以通过B2B平台查询或者海关数据他是否已经有过采购记录。
• 比如官网上陈列的产品是否对口吻合，定价范围，以及about us的介绍的关键点

等等。以此判断他的购买力和采购诚意。

假设一，客户答非所问，或者无回复。那么这种钓鱼类询盘可以暂时放置一边。

假设二，如果客户有回应你邮件，回答很全面，那么可以根据他的答案进一步针对性报价。

假设三，客户如果回了邮件，但是表达的内容还不是很全面，一些细节还没有给到：比如数量还是没提，比如印刷类的logo没有给。那么可以按照起订量还有常规特性报价。并且提及Prices will be adjusted when the order quantity and designs/sizes are changed. 价格会随定量和设计而变动。

四、回复常规询盘的一些思路和注意事项：

1、如果客户在询价时提供足够的信息，那先不要问东问西，应该迅速整理报价。完整的报价应包括货期，打样时间，包装规格等（因为一些客户需要根据包装规格来核算运费）。

2、对应详细的询盘，第一轮回复千万不要问一些牛马不相及的问题，比如订单八字还没一撇，就问对方会如何付款，多久会下订单，甚至发客户信息表，让客户填后才能报价。设置门槛的报价，只针对同时也在和你索取例如价目表，图纸，设计稿的客户。

3、不是所有询盘都需要细致的背景调查的，精力时间也顾不来。对于一些信息充足可以直接报价的询盘，及时回复报价，比先磨蹭着把对方信息研究个遍强。如需要一定时间才能核价的，也应该先回复客户正在处理，大概什么时候可以回复报价。

4、对于询盘数量比较大的客户，尤其是数量大到有点离谱的客户，应先查查对方的底，验证完对方的身份，再分析询盘的真实性，不要被对方的信息牵着鼻子走。

如之前遇过一个客户，需要采购包装材料，他提及We are looking at 60 bags per minute x 60 mins x 20 hrs per day x 25 days per month = 1,800,000 bags per month x 3 months stock down in advance = 5.4 million bags with our orders every 1/4 .

Like I mentioned above, the lowest price will win the order.

他提及需要一次性采购CPP袋子，用来包装厨房用纸的。收到这样的询盘，数量很大，通过几个来回的邮件沟通，谷歌，社媒和其他工具的背景调查，加之询问了业内全自动厕纸包装机的工程师，获取到：客户工厂才刚起步，且目标市场不大，常规自动厕纸包装机一般在35-40包每分钟，以此大概知道客户的求购有些虚。

在回复询盘时，可以做到心里有数，按照不同的数量梯度进行报价，不会造成按大数量报了低价，后面还盘无余地的情况。

对于简单，在询盘中获取不到任何有效资讯的询盘，也不必放弃。其实很多有价值的订单，就是从这类询盘开始的，看你如何一步步挖掘。

五、常用的询盘回复模板

1、开首语的相关表达：

Thanks for your enquiry. I should be able to send you quotation by tomorrow. 谢谢询价，我会在明天之内给你报价。

Thank you for your inquiry regarding our product. 谢谢对我们产品的询价。

Thank you for your interest in our product XX. 谢谢对我们产品感兴趣。

It was a pleasure to receive your inquiry about the product of our company. 很高兴收到你对我司产品的询价。

2、回复询盘附上资料的相关表达：

According to your inquiry, we have enclosed the quotation for your reference.

In response to your inquiry, please find attached the quotation for xx in this email.

To address your request, please find attached the detailed quotation for xx.

We are pleased to satisfy your demand with the attached quotation.

以上表达均表示：根据你的询盘/要求，我们随附报价。

3、随附了其他资料供客户阅览，参考：

In addition to the information above, we also attached xx.

Besides the given information, we also enclosed xx.

In order to fully answer your request, we would like to give you some further details.

There is some other information we believe may be useful to you.

You can find some relevant items below.

通常在附上报价单时，可以补充其他相关资料，如刚出货的同款产品图片/生产工艺图/大货图片/展会图片/产品功能图片/或操作视频等，加深客户印象

4、结束语，表明会随时进一步协助，或盼复的意愿：

We are on standby for any further support.

If you require further information, feel free to contact me.

If you have any questions or need more details, we are always ready to help.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.

We look forward to doing business with you in the future.


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